Artykuł   27. 2. 2023 Jak skrócić czas obsługi zleceń transportowych?

Jak skrócić czas obsługi zleceń transportowych?

Zacznijmy od tego czym jest zlecenie transportowe i na jakie rodzaje się dzieli. Zlecenie transportowe to dokument, który służy do określenia szczegółów dotyczących przewozu towarów. Zawiera on informacje na temat przesyłki, takie jak jej adres odbioru, rodzaj i ilość towaru, źródło pochodzenia, planowany termin dostawy oraz miejsce docelowe. Zlecenie transportowe to niezbędny dokument,  ponieważ umożliwia transportowi zaplanowanie optymalnej trasy, określenie czasu transportu i rozliczenie wszystkich kosztów z nim związanych.

Co należy uwzględnić w zleceniu transportowym?

W zleceniu przewozu towarów należy uwzględnić:

• Przedmiot dokumentu (zlecenia) – czyli co będziemy transportować.
• Należy określ trasę i czas przejazdu, biorąc pod uwagę możliwe utrudnienia drogowe.
• Trzeba sprecyzować wymagania dotyczące sprzętu transportowego: pojazd, którym będzie przewożone ładunku, wielkość pojazdu, wyposażenie, typ ładunku i jego ilość.
• Koszt transportu – koszty własnej floty albo wynagrodzenie firmy przewoźnika. Będzie on zależny od trasy, pojazdu i ceny paliwa.
• Ubezpieczenie lub ustalić odpowiedzialność w przypadku uszkodzenia, kradzieży przewożonego towaru.

 Jakie są rodzaje zleceń transportowych?

Wszystkie rodzaje zleceń transportowych są wykorzystywane w zależności od potrzeb i oczekiwań klienta. Tymi najbardziej popularnymi są transport pojazdów, transport ładunków, transport osób, transport masowy oraz transport towarowy.

Wyróżniamy następujące rodzaje zleceń transportowych:

• Przewóz lotniczy – transport ładunków przy użyciu samolotów.
• Przewozy morskie – transport ładunków drogą morską.
• Przewozy lądowe – transport ładunków po lądzie, w tym transport drogowy.
• Przewozy intermodalne – transport połączony z wykorzystaniem różnych środków transportu.

Transport pojazdów polega na przewożeniu samochodów lub innych środków komunikacji w różne miejsca. Transportem pojazdów może być również przewożenie jednostek wojskowych za pomocą pociągu. Transport ładunków obejmuje ładunki wielkogabarytowe, przesyłki, palety i towary. Transport osób jest rodzajem usługi transportowej, w której ludzie mogą być przewożeni z miejsca na miejsce. Transport masowy to przewożenie  jednorodnych ładunków bez opakowania w dużych ilościach (partiach) np. węgla, zbóż, pasku etc. dużych grup ludzi, na przykład pasażerów autobusami lub pociągami. Natomiast transport towarowy to różnego rodzaju przewozy, takie jak transport skrzyń, palet, kontenerów, a nawet samolotów.

Jak skrócić czas obsługi zleceń transportowych?

Wszystkie tematy związane ze skracaniem czasu obsługi zleceń nie są już tak nośne jak w czasach rozwoju infrastruktury drogowej i transportu w Polsce. Wydawałoby się, że temat został wyczerpany i nasycony rozwiązaniami, ale w praktyce każdy zwraca uwagę na skrócenie czasu obsługi i wygodę pracy. Najlepszymi w branży wcale nie są to tylko najwięksi gracze jak np.: Allegro czy ostatnimi czasy mocno rozpychający się Amazon. Małe i średnie firmy również pragną skrócić dostawę nie ujmując przy tym jakości obsługi.  Skoro mamy już specjalistów przy obsłudze zleceń to czy korzystamy z poradników do prowadzenia firmy transportowej? – Jeżeli nie to musisz skorzystać z tego wpisu. Warto zastanowić się nad czasami obsługi zleceń i elementami, które mają na niego wpływ.

Zredukowanie czasu, który na pewno i tak będzie” trwał jakiś czas” to wyzwanie, które znowu charakteryzuje rynek transportowy przy obecnej konkurencji. Okres Pandemii przyniósł nową ilość firm, które swoje usługi oferują teraz zdalnie i na zamówienie, a nie tylko stacjonarnie. Jak więc skrócić czas obsługi zleceń transportowych?

Przyczyny i powodów do skracania czasu obsługi zleceń

Niedługo po rozpoczęciu współpracy między klientem a dostawcą transportowym, pojawiają się kwestie sposobu i czasu dostarczenia towaru. Przedłużające się dostawy związane były (i nadal są) przede wszystkim, ze sprawdzeniem wszystkich potrzebnych dokumentów, zweryfikowaniem najkrótszej trasy, wyborem taboru i osoby, która to skoordynuje i zarządzi. Jak skutecznie zagospodarować wszystkie te przestrzenie?

Zmniejszenie czasu obsługi zleceń.

Niektórzy dostawcy usług zarządzają zaawansowanymi systemami do obsługi zleceń. Dzięki nim mogą stale monitorować jakość obsługi i szybkość dostarczania towarów. Łatwo jest sprawdzić ile czasu przeznaczone jest na obsługę zleceń w danym momencie. Momentem może być pora roku, wybrany miesiąc albo godziny w ciągu dnia. Skrócenie czasu obsługi zleceń odbywa się na etapach:

• Planowania transportu z uwzględnieniem stosunku kosztów transportu do wartości zamówień
• Rozmów z kierowcami i pracownikami dostaw
• Ograniczeniem wpływu czynnika ludzkiego w realizacji zamówień
• Wyborze odpowiedniej trasy

Jak skrócić czas obsługi zleceń transportowych? (Etapy)

Istnieje wiele etapów i kroków, które możemy wykonać, aby zmniejszyć czas obsługi zleceń. Pierwszym z nich jest optymalizacja procesu składania zamówień. Optymalizację możemy osiągnąć przez wprowadzenie automatycznego systemu składania zamówień, który umożliwia szybkie i dokładne składanie zamówień za pośrednictwem Internetu lub telefonu.

Kolejnym krokiem jest zoptymalizowanie procesu przygotowania towaru do wysyłki. Można to zrobić za pomocą zintegrowanego systemu obsługi zamówień, który umożliwia szybkie i dokładne wykonanie wszystkich czynności, potrzebnych od przygotowania towaru do wysyłki.

Trzecim krokiem jest optymalizacja procesu dostawy. Można to osiągnąć, w przypadku posiadania własnej floty poprzez posiadania odpowiedniego oprogramowania, takiego jak aplikacja do planowania dostaw, natomiast gdy nie jej nie posiadamy pomocnym będzie wybór wiarygodnego i wyspecjalizowanego dostawcy usług transportowych, który zapewnia szybkie i bezpieczne dostawy. Jeśli zoptymalizujesz i poprawisz wszystkie trzy etapy, to na pewno zauważysz znaczącą poprawę czasu obsługi zleceń transportowych.

Aby zmniejszyć czas obsługi zleceń, warto zastosować również kilka strategii.

1. Po pierwsze, należy wdrożyć systemy automatyzacji, takie jak systemy do zarządzania i planowania tras.
2. Po drugie, należy wdrożyć dobre procedury i zasady, które ułatwią i przyspieszą zarządzanie zleceniami.
3. Po trzecie, należy skupić się na tworzeniu dobrze ugruntowanego wsparcia klienta, aby móc szybko i sprawnie rozwiązywać problemy i wyjaśnić wszystkie wątpliwości.

Aby ułatwić i przyspieszyć proces, możesz także skorzystać z narzędzi do zarządzania zleceniami, takich jak systemy zarządzania zadaniami, które mogą być dostosowane do Twoich potrzeb.

Jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić, aby zmniejszyć czas obsługi zleceń, jest wdrożenie skutecznego systemu komunikacji. To pozwala na szybkie i skuteczne przekazywanie informacji i szybkie reagowanie na prośby klientów.

Kilka dodatkowych procent, które ma znaczenie

Kiedy przyjrzymy się właściwym kierunkom pod kątem przychodów firmy transportowej, to te kilka procent, które możemy zagospodarować dzięki sprawnej obsłudze zleceń to sporo wobec zarządu, który głównie zajmuje się strategią dla firm transportowych.

Rada dla właścicieli i personelu managerskiego

W przypadku pracowników, którym zleca się wykonanie transportu trzeba odpowiednio zagwarantować wysokość wynagrodzenia i wygodę pracy. Należy mieć na uwadze zasięg i przebieg planowanej trasy (uwzględniając ruch, podjazdy, zjazdy itd.) dla każdego koordynującego dyspozytora. Z punktu widzenia technicznego to proste, ale wiemy, że robią to tylko nieliczni przedsiębiorcy. Takie działania pomagają skróceniu czasu i kosztów obsługi i podnoszeniu jej jakości. Rozwiązania technologiczne takie jak oprogramowanie do planowania transportu firmy Solvertech może w bezpośredni sposób przyczynić się do obniżenia kosztów transportu i zwiększenia komfortu pracy.